Como muchos conocen, existe una asociación de productores de software en argentina llamada Software Legal (SL) no me voy a extender aquí sobre su misión o funciones declaradas, las pueden ver en su sitio (también está el listado de productores representados). Lo que si voy a hacer es recomendar pasos a seguir en caso de recibir una carta, llamado o comunicación solicitando una visita de auditores para revisar el estado del cumplimiento en términos de licencias y voy a dar algo de info de distintos tipos de auditorías (las de SL no son las únicas). Hasta ahora evitamos difundir este tipo de info porque generalmente tiene connotaciones negativas, en vez de ello hemos dado conferencias, cursos, notas, etc. acerca de cómo administrar activos de software. Dada la repercusión que están teniendo las comunicaciones de SL estimamos que esta nota les va a ser de mucha ayuda.Siempre recomendamos mantener una organización de los activos de software, para esto proponemos hacerlo de dos formas: http://www.prisma.cc/pop/servicioSAM.html. También pueden visitar el sitio: http://msevents.microsoft.com/CUI/EventDetail.aspx?EventID=1032369322&Culture=es-AR donde se encuentra un webcast más completo que enseña parte de las buenas prácticas en la gestión de activos de software.A modo de resumen, les describo los procesos que además de dinero les van a ahorrar mucho tiempo y a evitar dolores de cabeza.1 - Relevamiento:
- Lograr un relevamiento completo del software instalado. Altamente importante es auditar la versión (por ejemplo 2.0, o 2003, 2007, XP, etc.) y la edición del software (por ejemplo, Standard, Proffesional, Enterprise, Advance, etc.).
- Relevar licencias adquiridas.
Este proceso lo puede hacer sin problemas el cliente, de hecho, es el mismo trabajo que hacen los auditores de SL o sus asociados. 2 - AnálisisEntender que derechos de instalación y uso que les dan las licencias que poseen, siempre es mas fácil contactar a alguien que venda o al productor directamente, para entender el alcance. También esta esa info en el producto o en internet, es fácil acceder en cualquiera de los casos. Esto es muy importante para evitar errores en licenciamiento. Les pongo un ejemplo, SQL personal Ed. es una edición que venía con el servidor de SQL STD o superior y con una cal estaba licenciado, generalmente un auditor se fija en agregar o quitar programas y allí no se aclara la edición, consecuentemente se suman licencias de servidor de SQL que no deberían sumarse, obviamente este es error común de los auditores, pero que el cliente debe hacerlo notar. Ejemplos como estos puedo citar muchísimos)En un 90% de las veces que asesoramos a clientes o prestamos servicios de SAM resulta que empresas que compran licencias no instalan lo que compran, consecuentemente ante una auditoria de este tipo deben duplicar o más el presupuesto porque lo instalado no coincide con lo adquirido. Para evitar este error común es preciso realizar todos los pasos que se describen y sobre todo asesorarse con canales certificados y/o las productoras de software.Se deben comparar las licencias adquiridas con el software instalado.
3 - Documentación: Documentar y almacenar toda esta información, sobre todo en lo referido a los activos adquiridos.
4 - Reestructurar las instalaciones para minimizar el impacto en el presupuesto de una auditoria de SL.
Algunas veces alcanza con instalar realmente lo que compraron, puede ser algo sencillo (caso office) o algo más complejo (caso servidores).Siempre instalar el software desde medios originales. Entiendo que no siempre se disponen de estos medios y para eso es preciso asesorarse sobre algunas licencias que regularizan instalaciones de este tipo.
Errores comunes: Durante el proceso de auditoría los auditores pueden desconocer varias cosas, es un error de parte del cliente no tener asesoramiento del productor o un consultor previa y posteriormente a la auditoria, reduce la posibilidad de una mala auditoria y por lo tanto una errónea adquisición de licencias.Instalar software no adquirido y no instalar lo adquirido. (por ejemplo, se compra office Standard 2003 pero se instalo Office Premium 2000 o viceversa) comúnmente se cree que una edición superior cubre una inferior, esto es un error, en muchos casos la VERSION superior cubre la anterior pero no la EDICION.Duplicar instalaciones en dispositivos similares. muchas veces se ve que un dispositivo tiene dos versiones y ediciones distintas de por ej. office. ERROR esto paga por dos. comúnmente porque no se realiza la desinstalación del software en desuso.Al instalar servidores muchas veces no se le presta atención al modo de uso que pregunta en la configuración, esto hace una diferencia en la forma de licenciarlo, por ejemplo, per seat, per server, per processor, etc.
¿Qué riesgos se corren? Tema delicado este, vamos de la mínima a la máxima: Lo mejor que puede suceder después de una auditoria (SL) es que se deba comprar lo instalado con un plazo de tiempo estipulado con el representante de los productores. Se termina entregando un certificado de software original, y listo. En realidad no hay penalidad aquí, el cliente se perjudica si tenía cosas instaladas que no usaba, por eso es importante evitar este riesgo realizando los pasos descritos anteriormente.Algo intermedio que puede suceder es que a través de un proceso judicial se deba llegar a una mediación con algún representante de las productoras (además de SL existen otros, generalmente representados por estudios de abogados) en este caso se aplican multas que van (hasta donde conozco) hasta 3 veces el valor de lo auditado no adquirido correctamente, mas honorarios de peritos, abogados de ambas partes etc. Este tipo de auditorías son más costosas ante una mala administración de software y además no avisan ni coordinan revisiones de antemano como las anteriores.Por último están las sanciones penales (1 mes a 6 años de prision) y civiles descritas por la ley 11723. Como desconozco completa y afortunadamente casos como estos pueden revisar más info en el sitio de Software Legal.Un consejo a todo el personal de IT, los riesgos en la mayoría de los casos no son propiedad de ustedes, sino de los propietarios de las empresas.
Espero haber sido de ayuda, cualquier duda adicional que tengan estaré atento a responderla.
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